Ein Pumpen- und Komponentenhersteller mit rund 50 Produkten und Varianten über drei Werkstofflinien. Nach dem ersten produktiven Agenten laufen die wiederkehrenden Anfragen ohne die Anwendungstechnik. Das sind rund 160 Stunden im Jahr, und vier bis fünf vermiedene Fehlauslegungen, die deutlich mehr kosten.
Fasspumpen, Container-Pumpen, Varianten in PP, PVDF und Edelstahl, über viele Medien. Welche Variante für welche Anwendung passt, wissen wenige Experten. Bei jeder Anfrage entscheidet, wer gerade greifbar ist.
Repräsentatives Profil. Die Aggregat-Zahlen sind Modellannahme, die Produkte und das Beispiel weiter unten stammen aus echten Produkt- und Servicedaten.
Die Anwendungstechnik wird zum Durchlauferhitzer: dieselben Fragen, immer wieder, oft mit derselben Antwort. Das kostet Stunden. Aber der eigentliche Schaden entsteht dort, wo die Frage nicht gestellt wird und die falsche Variante ins Angebot wandert.
Bei 150 Anfragen im Jahr und einer Fehlauslegungsquote von drei Prozent sind das vier bis fünf falsche Varianten pro Jahr. Jede zieht Reklamation, Nachlieferung, Klärungsschleife und Kulanz nach sich. Eine einzige davon kostet mehr als der gesamte Einstieg.
Genau hier liegt der Unterschied zwischen einer Suche und einer Auslegung. Der Agent findet nicht nur, was passt. Er schließt aktiv aus, was nicht geht, und nennt die Norm oder den Servicefall, aus dem der Ausschluss stammt. Eine Ähnlichkeitssuche kann das prinzipiell nicht.
Die 60 Prozent Standardfragen stammen nicht aus einer Studie, sondern aus der Struktur- und Datenanalyse bei diesem Kunden: Auswertung der Anfragehistorie aus Vertrieb und Handel. Die Fehlauslegungsquote ist eine vorsichtige Modellannahme, weil Fehlauslegungen selten sauber erfasst werden. Beides sind Werte dieses Falls, keine garantierten Ergebnisse.
Das kam in Stufe 1 heraus. Produkt, Norm, Erfahrung und Feldrückmeldung liegen in vier getrennten Welten:
Kerndaten, Medien-Eignung, Werkstoffe und Ausschlüsse. Die beste Quelle, aber nicht durchgängig gepflegt.
PED, ATEX, Werkstoffrichtlinien, Zulassungen. Vorhanden, aber nicht mit dem Produkt verknüpft.
Was wurde gewählt, und mit welcher Begründung. Genau das Warum ist nach zwei Jahren nicht mehr auffindbar.
Feldrückmeldung: welche Paarung hielt, welche versagte. Liegt im Service und erreicht die Auslegung nie.
Der Befund war nicht, dass Wissen fehlt. Der Befund war, dass die Feldrückmeldung aus dem Service nie in der Auslegung ankommt. Deshalb wiederholt sich dieselbe Fehlauslegung.
Derselbe Weg wie bei jedem Projekt. Nach jeder Stufe konnte der Kunde aussteigen.
Das Produktmanagement schildert, was Kapazität frisst: dieselben Fragen, Reklamationen aus falscher Werkstoffwahl, uneinheitliche Auskünfte nach außen.
Zwei Datenpakete freigegeben, eine Produktgruppe mit Datenblättern und die Anfragehistorie. Ergebnis: der Befund oben, plus die 60-Prozent-Zahl.
Ein Tag mit PM und Anwendungstechnik. Medien, Werkstoffe, Zertifizierungen und vor allem die Ausschluss-Regeln festgelegt.
Agent auf einer echten Produktgruppe, getestet an fünf realen Anfragen aus dem Tagesgeschäft.
Produktiv im Azure-Tenant, Zugang über Teams, auch für den technischen Handel freischaltbar. Dossierstruktur, Berechtigungen, Pflegeprozess und die Ausbildung des internen Champions.
Bis zur Entscheidung über den POC hatte der Kunde 4.000 € investiert. Zu diesem Zeitpunkt lag die Rechnung von oben bereits auf dem Tisch, mit Zahlen aus dem eigenen Haus.
Eine Produktgruppe mit Datenblättern und Normen übergeben. ½ Tag IT-Aufwand.
Zwei Stunden mit PM und Anwendungstechnik: Medien, Werkstoffe, Zertifizierungen und die Ausschluss-Regeln.
Reader, Klassifizierer, Dossier-Builder und Filter-Index konfiguriert. Erste Eignungsmatrizen entstehen automatisch.
Validierung an fünf realen Anfragen, Übergabe an PM und Anwendungstechnik.
Datenqualitätsbewertung, Umsetzungskonzept, Kostenkorridor, Empfehlung. Trägt auch bei einem Nein.
Liest und extrahiert aus Produkt-Dossiers, Datenblättern, Normauszügen und alten Angeboten.
Erkennt Eignungsmerkmale: Medium, Konzentration, Werkstoff, Druck, Temperatur, Zertifizierung, Variante.
Baut je Variante eine Eignungsmatrix, mit Belegen aus Norm, Angebot und Servicefall — inklusive der Ausschlüsse.
Macht das Portfolio deterministisch durchsuchbar nach Medium, Werkstoff und Anwendung. Vollständige Trefferlisten.
Der übliche Weg wäre, alle Unterlagen in einen Vektorindex zu kippen und die KI suchen zu lassen. Das funktioniert für einfache Fragen und versagt genau dann, wenn es darauf ankommt. Deshalb steht am Anfang nicht die Suche, sondern die Definition: Was macht eine Produktvariante aus?
Warum diese Reihenfolge entscheidend ist: Eine Abfrage auf den Dossiers ist deterministisch. medium:Schwefelsäure & konzentration:30% & temp:<60°C liefert jedes Mal alle Treffer, nicht die fünf ähnlichsten. Wer eine Variante freigibt, muss wissen, dass er alle Ausschlüsse gesehen hat. Ein reiner Vektorindex kann das nie zusichern.
Alles im Microsoft-Stack, den der Kunde ohnehin betreibt. Kein Parallel-System, kein zusätzlicher Anbieter in der Kette. Wer keinen Microsoft-Stack hat, bekommt denselben Aufbau anders verankert: EU-Cloud, semi On-Prem im eigenen Haus oder voll On-Prem. Die Sicherheitsstufe wählt der Kunde, sie bestimmt den Aufwand.
Das wichtigste Ergebnis der Umsetzung ist kein Agent, sondern ein Mensch. Ein Mitarbeiter wird ausgebildet, bis er das System im Alltag selbst betreut. Er ist die Anlaufstelle im Haus, nicht wir.
Damit verschiebt sich auch unsere Rolle. Der Alltag liegt beim Kunden, wir kommen für das, was darüber hinausgeht: der nächste Prio-Fall, ein Modellwechsel, die Qualitätsprüfung der Auslegungsantworten, die strukturellen Themen. Nicht dafür, dass jemand ein Dokument nachlädt.
Der Vertrieb fragt in Teams. Der Agent rät nicht, er fragt nach Betriebsart und Temperatur, bevor er antwortet, und nennt zu jeder Aussage die Quelle.
Die rechte Spalte ist der eigentliche Wert. Nicht was passt, sondern was ausgeschlossen ist — und warum, mit Quelle. Genau das steht heute nirgends und verhindert die Reklamation im Feld.
Eignungsmatrix je Variante mit Belegen und Ausschlüssen, durchsuchbar nach Medium, Werkstoff und Anwendung.
Dieselbe Basis für den technischen Handel freischalten. Konsistente Produktauskunft bis in die Distribution.
Servicefälle fließen automatisch in die Eignungsmatrix zurück. Ein Ausfall im Feld wird zum Ausschluss in der Auslegung.
Inklusive Rechenweg, Architektur und Umsetzung. Sie bekommen das PDF direkt nach dem Absenden, dazu eine kurze E-Mail von mir.
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