Kopfwissen sichern im MaschinenbauDie teuerste Abhängigkeithat meistens einen Vornamen.
Es ist der eine Kollege, der alles weiß. Welcher Werkstoff bei welchem Medium hält. Welches Ersatzteil zu welcher alten Baureihe passt. Wo das Datenblatt von 2019 liegt. Solange er da ist, läuft es. Ist er im Urlaub, krank oder irgendwann weg, merkt man, wie viel Wissen nie aufgeschrieben wurde.
- Der Kollege ist nicht das Problem, er trägt eine ungeteilte Last
- Wissen im Haus zu haben reicht nicht, es muss abrufbar sein
- Der Auftrag „schreib das mal auf“ scheitert am Tagesgeschäft
- Was wirkt, ist der umgekehrte Weg: von der Frage zur Antwort, nicht von der Gliederung zum Dokument
Insight 10 von 13, Reihe D, Wissen im Engineering. Wie sich die Abhängigkeit in Stunden ausdrückt, steht auf Insight 09.
Investiert wird in Kompetenz, nicht in den Zugriff darauf.
Ich habe das als Engineering-Leiter selbst unterschätzt. Wir haben in Kompetenz investiert — über Einstellungen, Schulungen, Erfahrung. In den Zugriff auf diese Kompetenz haben wir kaum etwas investiert. Ein neuer Kollege war monatelang damit beschäftigt herauszufinden, wen er was fragen muss.
Der Unterschied ist größer, als er klingt. Kompetenz im Haus zu haben ist eine Bestandsgröße. Zugriff darauf ist eine Wegfrage. Wenn es genau einen Weg gibt, ist die gesamte Kompetenz an dessen Verfügbarkeit gebunden — an Urlaub, Krankheit, Termindruck und irgendwann an einen Renteneintritt.
Ein Weg oder viele.
Links laufen alle Fragen über eine Person. Wird dieser Knoten ausgeblendet, steht jede einzelne Linie still. Rechts liegt derselbe Bestand an Wissen, nur ist der Weg dorthin nicht mehr an eine Person gebunden — sie bleibt ein Knoten unter anderen.
Rechts ist der Kollege nicht ersetzt. Er ist entlastet. Die Frage an ihn wird zur Ausnahme statt zum einzigen Weg zur Antwort — und die Fragen, die ihn noch erreichen, sind die, für die es sich lohnt.
Vier Fragen, die den Grad der Abhängigkeit zeigen.
Keine Bewertung von Personen, sondern eine Bestandsaufnahme von Wegen. Jede Frage lässt sich in einer Teamrunde in zehn Minuten beantworten und liefert einen prüfbaren Befund.
Warum „schreib das mal auf“ scheitert.
Das habe ich versucht. Es scheitert zuverlässig, und zwar aus drei Gründen, die alle nichts mit gutem Willen zu tun haben.
Erstens weiß der Wissensträger nicht, was davon nicht selbstverständlich ist — ihm kommt alles selbstverständlich vor. Zweitens hat gerade er keinen Zeitpuffer, weil er derjenige ist, den alle fragen. Drittens wird ein Dokument ohne Anlass nicht gelesen, sondern abgelegt. Aufschreiben ohne konkrete Frage erzeugt Papier, keinen Zugriff.
Von der Frage zur Antwort
- Die Fragen sammeln, die tatsächlich gestellt werden, zwei Wochen lang mitschreiben
- Je Frage eine auffindbare Antwort mit Quellenangabe hinterlegen, nicht ein Kapitel
- Bestehende freigegebene Unterlagen nutzen, statt neue zu schreiben. Meist existiert die Antwort, sie ist nur nicht auffindbar
- Den Wissensträger prüfen lassen, nicht schreiben lassen. Prüfen ist schneller als erstellen
Vier verbreitete Irrwege
- Ein Wiki anlegen und auf Befüllung hoffen
- Eine Gliederung vorgeben, die niemand entlang seiner Arbeit lesen kann
- Die Aufgabe an die Person geben, die am wenigsten Zeit hat
- Das Ganze als Ausfallsicherung ankündigen. Dann klingt es nach Ersatz, und es entsteht Widerstand
Was aus der Praxis regelmäßig gefragt wird.
Wie sichert man Wissen, bevor ein Mitarbeiter geht?
Nicht durch den Auftrag, alles aufzuschreiben. Der scheitert am Tagesgeschäft, und zwar zuverlässig. Was wirkt, ist der umgekehrte Weg: die Fragen sammeln, die tatsächlich an diese Person gestellt werden, und für jede eine auffindbare Antwort mit Quelle hinterlegen. So entsteht Dokumentation entlang des echten Bedarfs statt entlang einer Gliederung, die niemand liest.
Warum scheitert der Auftrag, das Wissen aufzuschreiben?
Aus drei Gründen. Der Wissensträger weiß nicht, was davon nicht selbstverständlich ist, weil ihm alles selbstverständlich vorkommt. Er hat keinen Zeitpuffer, weil er derjenige ist, den alle fragen. Und ein Dokument ohne Anlass wird nicht gelesen, sondern abgelegt. Aufschreiben ohne konkrete Frage erzeugt Papier, keinen Zugriff.
Woran erkennt man eine kritische Wissensabhängigkeit?
An vier Beobachtungen: Es gibt Fragen, die ausschließlich an eine Person gehen. Ihre Abwesenheit verzögert Vorgänge, die inhaltlich nichts mit ihr zu tun haben. Neue Kollegen brauchen Monate, um herauszufinden, wen sie was fragen müssen. Und niemand kann sagen, wo die Antwort stünde, wenn diese Person nicht da wäre. Der Test dazu steht in Abschnitt 03.
Ist der Wissensträger das Problem?
Nein. Er ist der Grund, warum es überhaupt läuft. Er trägt eine Last, die ihm niemand zugewiesen hat, und er wird dafür meist auch nicht entlastet. Wer die Abhängigkeit auflösen will, muss das ausdrücklich sagen, sonst liest jede Maßnahme sich wie eine Kritik an ihm und scheitert an seinem Widerstand, zu Recht.
Was ist der Unterschied zwischen Kompetenz und Zugriff auf Kompetenz?
Viele Häuser investieren erheblich in Kompetenz, über Einstellungen, Schulungen und Erfahrung, und kaum etwas in den Zugriff darauf. Das Wissen ist dann im Haus, aber nur über einen einzigen Weg erreichbar: über eine bestimmte Person. Wissen im Haus zu haben reicht nicht. Es muss abrufbar sein, auch ohne den einen Menschen.
Woher der Zusammenhang stammt.
- [1] Eigene Erfahrung als Engineering-Leiter im Maschinen- und Pumpenbau. Investition in Kompetenz ohne Investition in den Zugriff auf diese Kompetenz. Dieses Blatt beruht anders als die Blätter 01 bis 04 nicht auf Fachliteratur und enthält deshalb bewusst keine Zahlen zu Einarbeitungsdauern oder Ausfallkosten — die wären erfunden.
- [2] Prüfbericht 01 · Anlagenbau, auf dieser Seite. Zehn Konstrukteure, rund hundert Projekte. Bei dieser Größe wirkt sich jeder Weggang überproportional aus. Dort steht, wie viel Zeit die Suche nach Fundstellen tatsächlich kostet.
- [3] Zum Messen der Wirkung: Insight 09. Wo die Abhängigkeit groß ist, wird aus Suchen Warten. Der Unterschied fällt in der Selbstaufschreibung sofort auf, wenn beide Kategorien getrennt geführt werden.
Steht Ihr wichtigstes Wissen geschrieben?
Oder hängt es an einer einzelnen Person? Der Test in Abschnitt 03 braucht eine Teamrunde. 30 Minuten, keine Präsentation: Wir gehen die vier Fragen an einem Ihrer Fälle durch.
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