Abstimmungsaufwand in der AufwandsschätzungDie Arbeit, die in keinerSchätzung steht.
In keiner Aufwandsschätzung, die ich in elf Jahren unterschrieben habe, stand eine Zeile für Abstimmung. Geschätzt wurde, was sichtbar ist — Konstruktion, Berechnung, Zeichnung, Prüfung. Der Rest galt als selbstverständlich. Bis der Termin riß, und dann war es ein Leistungsproblem.
- Abstimmung wird der Entwicklungsarbeit implizit zugerechnet, selten eigens geschätzt
- Die Zahl der Kommunikationswege wächst quadratisch mit der Teamgröße
- Was nicht im Plan steht, erscheint am Ende als Verzug
- Der erste Schritt ist nicht Genauigkeit, sondern die Zeile
Insight 07 von 13, Reihe C, Kapazität und Marge. Verwandt: Insight 03 — zwei Pumpen liefern nicht das Doppelte, und zwei Konstrukteure ebenso wenig, aus derselben Ursache.
Geschätzt wird, was ein Ergebnis hinterlässt.
Eine Kalkulation listet die Positionen, die man abhaken kann. Eine Zeichnung ist fertig oder nicht. Eine Berechnung liegt vor oder nicht. Abstimmung hinterlässt nichts, was sich abhaken ließe — und fällt deshalb aus der Struktur heraus, in der geschätzt wird.
Gemeint ist nicht das Klein-Klein. Gemeint ist die Rückfrage bei der Elektrokonstruktion. Dieselbe Schnittstelle zum dritten Mal. Der Termin, der wiederholt wird, weil zwei Leute beim ersten Mal fehlten. Die Entscheidung, die jemand neu herleitet, weil niemand weiß, dass sie vor zwei Jahren schon getroffen wurde.
Die Forschung sagt es nüchterner: Abstimmungsaufwände werden der Entwicklungsarbeit implizit zugerechnet, bei der Abschätzung von Entwicklungsaufwänden jedoch selten berücksichtigt — und gelten als einer der Gründe, warum kalkulierte Zeitpläne die Realität häufig weit verfehlen.
Doppelt so viele Leute, viermal so viele Wege.
Die Zahl der möglichen Kommunikationswege in einer Gruppe folgt einer einfachen Formel. Sie wächst nicht mit der Kopfzahl, sondern mit deren Quadrat. Nicht jeder Weg wird genutzt — aber jeder kann genutzt werden, und die Obergrenze steigt schneller als die Kapazität.
Das ist derselbe Zusammenhang wie auf Insight 03. Die zweite Pumpe drückt gegen einen Widerstand, den sie selbst mit erzeugt. Der fünfte Beteiligte erzeugt vier neue Wege, über die er selbst gefunden werden muss.
Was die Formel für reale Teamgrößen ergibt.
Reine Kombinatorik, keine Schätzung. Die letzte Spalte ist die, die man im Kopf falsch hat — sie zeigt, um welchen Faktor die Wege wachsen, wenn ein einzelner Beteiligter dazukommt.
Der erste Schritt kostet nichts.
Nicht die Genauigkeit ist der Anfang, sondern die Zeile. Abstimmung als eigene Position in die Kalkulation aufnehmen, zunächst mit einem groben Erfahrungswert. Nach drei bis vier Projekten lässt sich der Wert aus der Rückschau korrigieren. Senken kann man ihn erst, wenn er sichtbar ist.
Vier Schritte, keiner davon ein Projekt
- Eine Position „Abstimmung und Klärung“ in die Kalkulationsvorlage
- Im Projektrückblick eine einzige Frage: Wie viel davon war Wiederholung?
- Die Beteiligtenzahl je Arbeitspaket notieren, nicht nur die Stunden
- Nach vier Projekten den Erfahrungswert ersetzen durch den gemessenen
Was den Wert danach drückt
- Schnittstellen einmal festlegen statt je Projekt neu verhandeln
- Entscheidungen auffindbar ablegen, damit sie nicht neu hergeleitet werden
- Die Beteiligtenzahl je Entscheidung begrenzen, nicht je Projekt
- Wissen abrufbar machen, damit die Frage an den Kollegen die Ausnahme wird, siehe Insight 10
Was aus der Praxis regelmäßig gefragt wird.
Warum steht Abstimmung in keiner Aufwandsschätzung?
Weil geschätzt wird, was sichtbar ist und ein Ergebnis hinterlässt: Konstruktion, Berechnung, Zeichnung, Prüfung. Abstimmung hinterlässt kein Dokument, das man abhaken kann. Sie wird der Entwicklungsarbeit implizit zugerechnet, aber selten eigens geschätzt. Die Forschung nennt das als einen Grund, warum kalkulierte Zeitpläne die Realität häufig weit verfehlen.
Wie stark wächst der Abstimmungsaufwand mit der Teamgröße?
Die Zahl der möglichen Kommunikationswege wächst nach n · (n − 1) / 2. Bei 3 Beteiligten sind das 3 Wege, bei 5 schon 10, bei 8 dann 28 und bei 12 bereits 66. Wer ein Team von 5 auf 10 Personen verdoppelt, vervierfacht die Zahl der Wege von 13 auf 45. Nicht jeder Weg wird genutzt, aber jeder kann genutzt werden, und die Obergrenze steigt quadratisch.
Wie schätzt man Abstimmungsaufwand konkret?
Der erste Schritt ist nicht die Genauigkeit, sondern die Zeile. Abstimmung wird als eigene Position in die Kalkulation aufgenommen, zunächst mit einem groben Erfahrungswert. Nach drei bis vier Projekten lässt sich der Wert aus der Rückschau korrigieren. Senken kann man ihn erst, wenn er sichtbar ist.
Ist Abstimmung nicht einfach notwendige Arbeit?
Ein Teil davon ja. Fachliche Klärung zwischen Disziplinen ist Wertschöpfung. Die Wiederholung derselben Klärung ist es nicht: dieselbe Schnittstelle zum dritten Mal, der Termin, der wiederholt wird, weil zwei Leute fehlten, die Rückfrage zu einer Entscheidung, die es schon gab. Getrennt wird nicht zwischen Abstimmung und Arbeit, sondern zwischen erster und wiederholter Klärung.
Was passiert, wenn Abstimmung nicht im Plan steht?
Sie erscheint am Ende als Verzug. Und Verzug wird als Leistungsproblem gelesen, nicht als Strukturproblem. Dann erklärt der Konstrukteur, warum er langsam war, obwohl er durchgehend gearbeitet hat. Der eigentliche Schaden ist nicht die verlorene Stunde, sondern die falsche Diagnose, die daraus folgt.
Woher der Zusammenhang stammt.
- [1] Heimberger, N. A.: Strukturbasierte Koordinationsplanung in komplexen Entwicklungsprojekten. Dissertation, TU München 2017, Kapitel 1. Abstimmungsaufwände werden der Entwicklungsarbeit implizit zugerechnet, bei der Abschätzung von Entwicklungsaufwänden jedoch selten berücksichtigt; dort weiter mit Verweis auf Schlick et al. (2013) und Moser & Halpin (2009) als Grund für das Reißen kalkulierter Zeitpläne.
- [2] Kombinatorik der Kommunikationswege. Die Zahl der Paare in einer Gruppe von n Beteiligten ist n · (n − 1) / 2. Die Werte in Abschnitt 03 sind daraus unmittelbar gerechnet: 3 → 3 · 5 → 10 · 8 → 28 · 12 → 66 · 20 → 190.
- [3] Eigene Praxis aus elf Jahren Engineering-Verantwortung. Die Beispiele in Abschnitt 01 und das Vorgehen in Abschnitt 04 sind Einordnung, keine Messung. Gemessene Zahlen zum Suchanteil stehen auf Insight 09.
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